• PRIVACYVERKLARING VRIJBROEK HOCKEY CLUB MECHELEN

     

    Algemeen

     

    Vrijbroek Hockey Club Mechelen hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

    In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VHCM houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).

    Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

    • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de doeleinde(n) waarvoor deze zijn verstrekt, deze doeleinden en de types persoonsgegevens die verwerkt worden zijn beschreven in deze Privacyverklaring.
    • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
    • desgevallend per doeleinde vragen om je uitdrukkelijke actieve toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens.
    • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is.
    • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
    • op de hoogte zijn van je rechten als betrokkene omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

    Als VHCM zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

    Vrijbroek Hockey Club Mechelen
    Hombeeksesteenweg 262, 2800 Mechelen
    info@vrijbroek.be

    Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten, prospecten en leveranciers.

     

    Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

     

    Je persoonsgegevens worden door Vrijbroek Hockey Club Mechelen verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

    • Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond).
    • Het kunnen deelnemen aan activiteiten georganiseerd door VHCM (uitvoeringsovereenkomst).
    • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang).
    • Het verkrijgen van subsidies van de verschillende overheden (wettelijke verplichting).
    • Promotie, PR en communicatie waaronder:
      • Het beheren van sociale media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto's (gerechtvaardigd belang).
      • Het beheren van sociale media d.m.v. gerichte foto's (toestemming).
      • Het beheren van de website (gerechtvaardigd belang).

    Welke gegevens verwerken we?

     

    Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :

    • Identificatiegegevens : naam, voornaam
    • Contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres
    • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, nationaliteit

    Wij verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact).

    Wij verzamelen geen contactgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen via de KBHB.

    Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

     

    Wie verwerkt de gegevens?

     

    De gegevens worden verwerkt door volgende (externe) instanties:

    • Bestuursleden van de vereniging
    • Vrijwilligers van de vereniging
    • KBHB

     

    Verstrekking van persoonsgegevens aan derde-verwerkers

     

    De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

    Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

    • het verzorgen van de internet omgeving (Sportlink);
    • het verzorgen van de club administratie (Sportlink);
    • het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers;
    • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

    Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).

    We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

     

    Verstrekking van persoonsgegevens aan derde-ontvangers

     

    Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

    • Subsidiërende overheden

    Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

    Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

    Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

    Je persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden je persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

     

    Minderjarigen

     

    Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

    Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders of wettelijke vertegenwoordiger worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

     

    Bewaartermijnen

     

    VHCM bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. VHCM verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 2 jaar na laatste gebruik.

     

    Beveiliging van de persoonsgegevens

     

    Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

    • Alle personen die namens VHCM van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
    • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
    • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
    • We maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
    • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

     

    Je rechten omtrent je persoonsgegevens

     

    Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

    Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

    Je hebt het recht op het wissen van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

    Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

    Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).

    Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

    Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.

    Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.

     

    Klachten

     

    Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

    Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

    Drukpersstraat 35
    1000 Brussel
    Commission@privacycommission.be

     

    Wijzigingen van onze privacyverklaring

     

    Vrijbroek Hockey Club Mechelen kan deze privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 29 augustus 2019.